進むハイブリッド化、オフィスとリモートを組み合わせた勤務
ハイブリッド会議室の必要性
現在、多くの企業でオフィス勤務とリモート勤務を組み合わせた新しい働き方、つまり「ハイブリッド化」を取り入れています。この働き方に合わせて、物理的なオフィスの会議室とオンラインでつながる会議を一つに融合させた会議のハイブリッド化が必要とされています。ここでは、なぜこれが必要なのか、そしてビジネスにどのようなメリットをもたらすのかをわかりやすく説明します。
この記事では、会議のハイブリッド化とは何か、そしてその環境構築に必要なステップを考察していきます。実際に会議のハイブリッド化を導入した企業の事例も紹介し、実用的な運用に結びつけるヒントにしていただけると幸いです。
会議のハイブリッド化を行う上での基本
会議のハイブリッド化とは何か？
会議のハイブリッド化は、従来の物理的な会議室とオンライン会議を組み合わせたものです。これにより、オフィスにいる人とリモートで働く人が、同じ会議に同等に参加できるようになります。つまり、どこにいても、全員が同じ会議体験を共有できる環境を構築することを指します。
会議のハイブリッド化のメリット
最大の利点は、場所に縛られずに柔軟なコミュニケーションができることです。
遠く離れた場所にいるチームメンバーも容易に会議に参加できれば、コミュニケーションが取りやすくなります。出張にかかる費用や時間の節約、そして環境に優しい働き方への貢献も期待できます。
普段、なかなかオフィスの席を外している外回り営業のメンバーとの連携や、テレワーク導入の促進にも繋がります。
会議のハイブリッド化の導入準備
社内で求められているニーズをヒアリング
会議のハイブリッド化を進める前に、まずは会社の具体的なニーズ・要望を把握するためにヒアリングと必要なもの事をリストアップします。どのようなタイプの会議を頻繁に行うのか、参加者はいつも何人くらいなのか、オフィス外にいるメンバーの困りごとは何かなど、、基本的な要件を明確にすることが重要です。これにより、適切なハイブリッド化の設計が見えるようになります。
必要な機材やツールを明確にする
オフィス外のメンバーがオフィスと繋がるためには、通信手段から通信端末、会議システムが当然必要になります。また、会議システムは音声と映像がなるべく鮮明になるようになるための用意が重要です。例えばAppleのAirPodsのようなワイヤレスイヤフォンがあれば音声通信が行いやすい、周りの音を拾いにくい機器、といったように必要な機材を明確にします。そして、安定したインターネット接続のためにモバイルwifiを用意する…などです。
ツールについては、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、選んだオンライン会議ツールとそれに対応した設備をオフィス側で揃えることも要件に入ると考えられます。
空間とレイアウトの考慮事項
いつも会議を行うオフィスの会議室のサイズに応じて、カメラやマイクの性能・配置を計画します。オンライン会議参加者との視覚的なつながりは、コミュニケーションを行う上で重視なポイントになります。画面やディスプレイの位置やサイズを適切に配置することが大切です。これにより、会議室にいる人とオンラインで参加している人が、同じくらいの参加感を得られるようになります。
準備段階：計画と予算
会議のハイブリッド化の実装を始めるにあたっては、予算の策定も当然重要です。これには、必要な機材の種類と数、技術サポート、さらには設置にかかる費用を含む総合的なコストの見積もりが含まれます。最適な機材を選び、効率的なコスト管理を行うために、市場調査をすることが重要です。
実装ステップ：設置からテストまで
機材が選定されたら、次はその設置とテストを行うべきです。使えない・使いにくいを解消し、適切な機材の検討を行うこと、その後、音声や映像がクリアに伝わるか、インターネット接続が安定しているかなど、全体の機能をテストします。このステップは、会議室の機能性を確保するために非常に重要です。
チームへのトレーニングと導入
新しいツールの導入後は、チームメンバーにその使用方法をトレーニングすることも必要です。これには、機材の操作方法や、オンライン会議プラットフォームの利用方法の説明が含まれます。使えないメンバーが疎外されることを防ぐために、詳しいメンバーがサポート連携を行い、全員が新しいシステムを効果的に使用できるようにします。
会議のハイブリッド化 導入事例
ここでは、実際にハイブリッド会議室を成功させた企業の事例をひとつご紹介します。
開発現場と外回りメンバーが常に連携
お客様の所へ直接赴く外回りメンバー、開発現場のメンバーと直接コミュニケーションを実施。
外回りメンバーが現地でお客様を直接フォローしつつ、オフィスの開発メンバーはコミュニケーションロスを発生させること無くシームレスにお客様の声を製品開発に直結させた事例です。開発現場と外回りメンバー、お客様が一つの会議室を形成できたパターンとなります。
情報の齟齬や納期短縮に貢献しています。もちろん、お客様との関係性構築にも好影響をもたらしています。
まとめ
会議のハイブリッド化を成功させるために
会議のハイブリッド化の基本から設計、実装準備、事例をご紹介しました。ポイントは、計画と適切な機材、そしてチームのトレーニング・テストにあります。これらを適切に実行することで、失敗しない会議のハイブリッド化が実現できるでしょう。また、必要に応じて会議室をアップデートすることも重要です。
さらなる情報とサポート
ここでの情報が、会議のハイブリッド化実装の第一歩となれば幸いです。
ギンガシステムではハイブリッド会議・ハイブリッドワーク導入に有用な機材だけでなく、オフィスとリモートの融合から働き方の改革、その環境構築をご提案しています。詳しくは、以下のリンクよりお問い合わせください。
26年以上の経験値を持つテレビ会議の専門会社であるギンガシステムにお任せください！
