【Google Workspace】Googleドライブ容量の謎！？誰のストレージ容量を消費するのか？

Googleドライブでファイルを共有したとき、誰のストレージ容量を消費するのか？ Gmailでファイルを添付・送信した時は？？そもそもストレージ容量は消費するのか？？
Googleドライブは放っておくと知らぬ間にどんどんストレージを消費してしまうため、しっかり管理をして空き容量を確保しておきたいものです。

この記事を参考にGoogleドライブのストレージ消費の仕様を把握して、容量管理に役立てていただければと思います。

（この記事は2024年5月24日時点のGoogleドライブおよびGoogle Workspaceの仕様を調査した内容となります。）

Googleドライブの共有はファイルオーナーの容量を消費

Googleドライブではファイルを共有し合う場面が多々あると思います。このファイルを共有した場合、誰のストレージを消費するかと言うと、ファイルをアップした方、データを作成した方が「オーナー」となり、ファイルの容量を持つ（消費する）ことになります。

他のユーザーが共有ファイルを編集したり、他のユーザーが作成したフォルダの中にデータを移動させたとしても、ストレージを消費しているのはそのファイルのオーナーになります。 PCローカルファイルのように別のストレージに移動したりするだけでは意味がありません。

ファイルのオーナー権限を管理する

空き容量を確保するのであれば、自分からオーナーの権限を外す（別の人に譲渡）必要があります。ファイルのオーナー権限を他の方に譲渡する方法は、

1. 権限を譲渡するファイルを右クリックし、「共有」を選択
2. アクセスできるユーザーの一覧から譲渡したい方を選び、右側の▼から編集者などの状態を「オーナー権限の譲渡」に変更
3. 譲渡相手に承認メールが届くため、承認されれば譲渡が完了

以上の手順を踏みます。これでオーナー権限を譲渡したユーザーの容量は空くと思います。 （当然、オーナー権限を譲渡されたユーザーが以降容量を持つことになります）

もしくはファイルを別のユーザーに複製してもらい、自分がオーナー権限を持つ元ファイルを削除する方法もあります。しかし、これでは共有URLが変わるため注意が必要です。

Googleドライブの共有ファイルのURLに関する仕組みは以下の記事をご参照ください。
【Google Workspace】Googleドライブで共有したファイルのURLが変わる場合と変わらない場合の仕組み

Googleドライブのストレージは何で消費されるのか？

Googleアカウントには、Googleドライブ、Gmail、およびGoogleフォトが共有する共通のストレージ容量が割り当てられています。

以下はストレージ使用の詳細を示します。

1．Googleドライブ

Googleドライブに保存されたすべてのファイル（ドキュメント、スプレッドシート、PDF、写真、動画など）がGoogleドライブの容量を消費します。

2．Gmail

• 受信したメール、送信したメール、添付ファイルを含むすべてのメールがGmailのストレージ容量を消費します。
• GmailのデータはGoogleドライブの容量と共有されているため、Gmailで使用される容量はGoogleドライブの総ストレージ容量から差し引かれます。

3．Googleフォト

• 2021年6月1日以降、Googleフォトに保存された写真や動画もGoogleドライブのストレージ容量を使用するようになりました。

Gmailの添付では誰がストレージを消費するのか？

Gmailでファイルを添付した場合は、Googleドライブのストレージ容量を消費するのでしょうか？ Gmailでファイルを添付して送信・受信した場合の、Googleドライブストレージ消費仕様は少し複雑なようです。Google Workspace 管理者向けの情報によると、

Google Workspace 管理者向けの情報

GmailとGoogleドライブのストレージが論理的に別個に管理されている、しかし、物理的なストレージとしては、これらは同じ基盤上で管理されているため、GmailとGoogleドライブで使用されるデータは、最終的には同じ物理ストレージ空間に保存される。

https://support.google.com/a/answer/9214707?hl=ja

Gmailのデータは論理的？に別個管理？？でも最終的にはGoogleドライブのストレージが消費される…？

Gmailでファイルを添付して送信・受信した場合の、Googleドライブストレージの消費仕様

まとめると、以下のような仕様のようです。なお、Gmailは25MBを超える添付ファイルを送信する場合にファイルの取り扱い仕様が分岐するようです。

送信側

25MB以下のファイル
ファイルはGmail内に保存され、Googleドライブの容量は消費されない。

25MBを超えるファイル
ファイルは自動的にGoogleドライブにアップロードされ、Googleドライブの容量を消費する。

受信側

25MB以下のファイル ファイルは受信者のGmail内にダウンロードされ、受信者のGoogleドライブの容量は消費されない。 25MBを超えるファイル メールにはGoogleドライブへのリンクが挿入される。 受信者がリンクをクリックしてファイルをダウンロードした場合、受信者のGoogleドライブの容量を消費する。 ダウンロードせずに閲覧のみの場合は、消費されない。

※ 上記は、2024年5月24日時点の情報です。仕様は変更される可能性があります。 ※ 添付ファイルの合計サイズが1GBを超える場合は、メールを送信できない。

Googleドライブの容量管理を行いましょう

Googleドライブの容量管理はとても重要です。ファイル共有やメールの添付などで容量を使うため、ある程度気にかけておかないと、直ぐに上限に達してしまいます。容量が上限に達すると、ファイルデータの共有やメールの送受信ができなくなり、業務にも支障を来すかもしれません。

Googleドライブの容量を増やすためにはプランのアップグレードが必要になります。Googleドライブはビジネスの生産性向上に欠かせないGoogle Workspaceの一つなので、容量の余裕を持てるプランにすることは選択肢の一つです。